13 Ekim 2026 · 3 dk okuma

Excel ile tüm şirket için toplu e-posta imzası oluşturma

Onlarca çalışanın e-posta imzasını tek tek hazırlamak yerine bir şablon ve Excel listesiyle dakikalar içinde oluştur, kurulum sayfalarıyla dağıt.

On kişilik bir ekipte bile herkesin imzasını tek tek hazırlamak saatler alır: biri eski logoyu kullanır, biri unvanını farklı yazar, birinin telefonu tıklanmaz. Bu rehberde, ortak bir şablon ve bir Excel listesiyle bütün şirketin imzasını tek seferde nasıl oluşturacağını anlatıyoruz. Örnekleri ücretsiz olan mailimza ile veriyoruz.

1. Şablonu bir kez tasarla

Önce herkesin kullanacağı imzayı tasarla. Hazır bir başlangıç şablonu seçebilir ya da boş bir tuvalden başlayabilirsin. Logo, metinler, çizgiler ve sosyal medya ikonları sürükle-bırak ile yerleştirilir.

Kişiye göre değişecek yerlere alan yazılır:

• {{Ad}} {{Soyad}}
• {{Unvan}}
• {{Telefon}}
• {{Email}}

Bu alanlar, Excel'deki aynı adlı kolonlardan her kişi için ayrı ayrı doldurulur. Bir metni kalın yazmak için iki yıldız arasına alabilirsin: {{Ad}} **{{Soyad}}**.

2. Excel listesini hazırla

Excel dosyasının ilk satırı kolon başlıkları olmalı ve başlıklar şablondaki alanlarla aynı olmalı:

Birkaç ipucu:

• Telefon numaralarını metin olarak gir. Excel numarayı sayı olarak algılarsa baştaki + ya da 0 kaybolabilir. Hücre biçimini "Metin" yapmak yeterli.
• Kolon adlarını değiştirme. Başlık şablondaki alanla eşleşmezse o alan boş kalır; uygulama eksik alanları sana gösterir.
• Hazır bir dosyayla başlamak istersen uygulamadaki Örnek / mevcut listeyi .xlsx indir butonu, şablonundaki alanlarla bir Excel dosyası oluşturur.

3. Boş bilgileri yönet

Örnekteki Can'ın telefon numarası yok. Şablonda telefon satırı için "Şu kolon boşsa gizle: Telefon" ve "Gizlenince alttakileri yukarı kaydır" seçeneklerini açarsan, Can'ın imzasında telefon satırı tamamen kaybolur ve e-posta satırı yukarı kayar. Böylece hiçbir imzada garip boşluk kalmaz.

Aynı yöntem kişiye özel sosyal medya ikonları için de geçerli: LinkedIn ikonunun bağlantısını {{LinkedIn}} kolonundan alırsan, profili olmayan çalışanların imzasında ikon görünmez.

4. Kişiye özel fotoğraf (isteğe bağlı)

İmzada çalışan fotoğrafı kullanmak istersen şablona bir değişken görsel ekle, Excel'e Foto kolonu açıp dosya adlarını yaz (ör. ayse.jpg) ve fotoğrafları toplu yükle. Uygulama her fotoğrafı dosya adıyla eşleştirir.

5. Önizle, indir ve dağıt

Önizle & İndir ekranında listedeki herkesin imzası hazırdır. Buradan:

• İmzayı kopyala ile tek bir imzayı doğrudan e-posta programına yapıştırabilir,
• Kurulum sayfası ile çalışana gönderilecek, imzayı ve adım adım kurulum talimatlarını içeren bir dosya indirebilir,
• Tümünü ZIP indir ile herkesin kurulum sayfasını, HTML ve PNG imzasını tek pakette alabilirsin.

Gmail ve Outlook web için imza görsellerinin internette barındırılması gerekir. Görsel adresi alanına, görselleri yükleyeceğin adresi (ör. https://sirketiniz.com/imza) yazdığında ZIP'teki images klasörünü o adrese yüklemen yeterli olur.

6. Çalışanlar kendi imzasını kurar

Her çalışana ZIP'teki kendi kurulum sayfasını gönder. Çalışan dosyayı açar, İmzayı kopyala'ya basar ve sayfadaki Gmail, Outlook ya da Apple Mail adımlarını izler. Ayrıntılı adımlar için Gmail ve Outlook rehberlerine bakabilirsin.

Verilerin nerede kalıyor?

mailimza tamamen tarayıcında çalışır: Excel dosyan, çalışan bilgileri ve görsellerin hiçbir sunucuya yüklenmez. Şablonların bir sonraki ziyaretinde yine yalnızca senin tarayıcında durur.

İyi bir imzanın nasıl olması gerektiğini merak ediyorsan kurumsal e-posta imzası kuralları yazımıza göz at.