Kurumsal e-posta imzası nasıl olmalı? 10 kural ve kontrol listesi
Profesyonel bir kurumsal e-posta imzasında hangi bilgiler olmalı, logo ve görseller nasıl hazırlanmalı, nelerden kaçınmalı? Uygulanabilir 10 kural.
E-posta imzası, şirketinin her gün yüzlerce kez gösterdiği küçük bir kartvizittir. İyi hazırlanmış bir imza güven verir ve iletişimi kolaylaştırır; dağınık bir imza ise tam tersini yapar. Aşağıdaki kurallar, ekibin tamamında işe yarayan sade ve profesyonel bir imza için bir başlangıç noktasıdır.
1. Kimin yazdığı ilk bakışta anlaşılsın
Ad soyad, unvan ve şirket adı imzanın en görünür kısmı olmalı. Ad soyadı biraz daha büyük ya da kalın yazmak, göz için doğal bir başlangıç noktası oluşturur.
2. İletişim bilgilerini sınırlı tut
Telefon, e-posta ve web sitesi çoğu zaman yeterlidir. Her kanalı (birden fazla telefon, faks, tüm sosyal hesaplar) eklemek imzayı kalabalıklaştırır. Gerçekten kullanılan kanalları seç.
3. Bağlantılar tıklanabilir olsun
Telefon numarasına dokununca arama başlamalı, e-posta adresine tıklayınca yeni ileti açılmalı. Bunun için imzanın tek parça bir görsel değil, bağlantıları olan bir HTML imza olması gerekir.
4. Ekipteki herkes aynı şablonu kullansın
Her çalışanın kendi yazı tipini ve renklerini seçtiği imzalar, kurumsal görüntüyü zayıflatır. Tek bir şablon belirle ve bütün ekip için aynı şablondan üret. Excel'deki çalışan listesinden toplu imza üretmek bu tutarlılığı sağlamanın en hızlı yolu.
5. Genişliği makul tut
İmzanın e-posta okuyucusunda yatay kaydırma yaratmaması için genişliğini yaklaşık 600 piksel civarında tutmak yaygın bir uygulamadır. Yüksekliği de kısa tut; imza e-postanın kendisinden daha fazla yer kaplamamalı.
6. Logo net ve dengeli olsun
Logoyu yüksek çözünürlükte hazırla ki yüksek çözünürlüklü (retina) ekranlarda bulanık görünmesin, ama imzanın içinde baskın olmasın. Logo; ad, unvan ve iletişim bilgileriyle dengeli bir boyutta olmalı.
7. Görselleri internette barındır
Logo ve ikonlar herkese açık bir https adresinden çağrıldığında Gmail ve Outlook web gibi istemcilerde en sorunsuz sonucu verir. Görseller e-postanın içine gömüldüğünde bazı istemciler onları göstermeyebilir ya da ek dosya gibi gösterebilir.
8. Görseller kapalıyken de anlam ifade etsin
Bazı alıcılar e-postalardaki görselleri varsayılan olarak kapalı tutar. Bu durumda bağlantılı görsellerin alternatif metni (alt metni) görünür. Telefon ve e-posta gibi bağlantılı parçaların alternatif metninde bu bilgilerin yazması, imzayı görseller kapalıyken de kullanışlı kılar. mailimza bunu otomatik olarak ekler.
9. Boş bilgiler boşluk bırakmasın
Ekipte herkesin cep numarası ya da unvanı olmayabilir. Şablonun, boş kalan satırı gizleyip alttaki satırları yukarı kaydırabilmesi gerekir; aksi halde bazı imzalarda garip boşluklar oluşur.
10. Yasal ve kurumsal bilgileri kontrol et
Bazı şirketler imzaya ticari unvan, adres veya gizlilik notu gibi bilgiler ekler. Şirketinin hangi bilgileri eklemesi gerektiği konusunda hukuk danışmanının görüşünü almanı öneririz. Uzun yasal metinleri ise imzanın en altına, küçük ve sade bir şekilde koy.
Kontrol listesi
- Ad soyad, unvan ve şirket adı belirgin
- En fazla 3–4 iletişim satırı
- Telefon, e-posta ve web bağlantıları tıklanabilir
- Tüm ekip aynı şablonu kullanıyor
- Genişlik yaklaşık 600 piksel
- Logo yüksek çözünürlüklü ve dengeli
- Görseller herkese açık bir adreste
- Boş bilgiler boşluk bırakmıyor
- Gmail, Outlook ve telefonda test edildi
Bu kuralların hepsini tek tek elle uygulamak yerine mailimza ile hazır bir şablondan başlayıp ekibinin imzasını dakikalar içinde oluşturabilirsin. Kurulum için Gmail ve Outlook rehberlerine de göz at.